Eine gute und frühzeitige Planung ist für das Gelingen eines Jubiläums ausschlaggebend. Den Gästen und dem Jubilar kann so eine ihren Wünschen entsprechende Feierlichkeit geboten werden.
Die Planung eines Jubiläums sollte rechtzeitig begonnen werden, damit sich alle beteiligenden Gruppen oder Akteure ausreichend darauf vorbereiten können. Zumeist handelt es sich um runde Geburtstage, die besonders gestaltet werden sollen oder andere Feierlichkeiten (Bestehen einer Firma etc.). Entscheidend ist der Anlass eines solchen Jubiläums, weil sich danach die Ausrichtung, die Ladung der Gäste und die Auswahl der zur Verfügung gestellten Verköstigung richten sollte.
Positiv wirkten sich lange im Voraus geplante Feiern immer dann aus, wenn der Rahmen der Festlichkeit von vielen zusätzlichen Faktoren begleitet werden wird. Die Anzahl der zu erwartenden Gäste gibt den Veranstaltungsort insofern vor, als dass ausreichend Platz für alle vorhanden sein muss. Auch wechselnde Witterungsbedingungen sollten in die Planung miteinbezogen werden sowie die Ausrichtung des Menüs oder der Verköstigung insgesamt. Soll ein Rahmenprogramm stattfinden, und in welchem Ausmaß ist später für Unterhaltung zu sorgen, all das muss geklärt und geplant werden. Welche Preislagen dürfen veranschlagt werden und wie die Festlichkeit insgesamt finanziert wird, sollte weit vor dem Termin feststehen.
Gerade wenn viele Besucher erwartet werden, sollte eine Absprache untereinander stattfinden, um die Wünsche einzelner berücksichtigen zu können. Je umfangreicher das Ausmaß eines solchen Festes werden wird, umso wichtiger wird es, alle Eventualitäten in Betracht zu ziehen. In manchen Fällen kann dies bedeuten, dass flexibel auf unverhofft auftretende Gegebenheiten reagiert werden muss (Menge des bestellten Essens, Getränkeversorgung, Kinderbetreuung etc.). Um in solchen Situationen umfassend gerüstet zu sein, ist eine gute Organisation für das Gelingen von Jubiläen ausschlaggebend.
Anders als bei einer Familienfeier müssen bei Firmenbestehen oder Vereinsfestlichkeiten auch offizielle Glückwünsche in den Plan eingearbeitet werden. In welcher Reihenfolge Redner die Gelegenheit bekommen werden, um ihre Glückwünsche auszusprechen, muss bedacht werden. Diese müssen dann zeitlich so in das Programm integriert sein, dass ein reibungsloser Ablauf für alle Gäste gewährleistet ist.